ПОЛИТИКА
Псковского регионального союза организаций профсоюзов
«Псковский региональный совет профессиональных союзов»
в отношении персональных данных клиентов, контрагентов и работников
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Политика Псковского регионального союза организаций профсоюзов «Псковский областной совет профессиональных союзов» в отношении персональных данных клиентов, контрагентов и работников (далее – Политика) составлена и действует в отношении всех персональных данных, которые Псковский региональный союз организаций профсоюзов «Псковский областной совет профессиональных союзов» (далее – СОП Псковский облсовпроф, Оператор) может получить от субъекта персональных данных, являющегося стороной по гражданско-правовому договору, а также от субъекта персональных данных, состоящего с Оператором в отношениях, регулируемых трудовым законодательством.
1.2. Настоящая Политика разработана в соответствии с Конституцией РФ, Гражданским кодексом РФ, Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом «О персональных данных», иными нормативными правовыми актами, действующими в РФ, Правилами внутреннего трудового распорядка СОП Псковский облсовпроф.
1.3. В настоящей Политике используются следующие термины и определения:
Оператор – СОП Псковский облсовпроф, вступившее в договорные отношения с клиентом или контрагентом или оказывающее услуги юридическому лицу и индивидуальному предпринимателю.
Клиент – физическое лицо, индивидуальный предприниматель, юридическое лицо, вступившие в договорные отношения с СОП Псковский облсовпроф.
Контрагент – физическое лицо, индивидуальный предприниматель, юридическое лицо, вступившие с СОП Псковский облсовпроф в договорные отношения с СОП Псковский облсовпроф.
Персональные данные Клиента – информация, необходимая Оператору в связи с договорными отношениями и касающаяся конкретного Клиента, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное положение, образование, профессия.
Персональные данные Контрагента – информация, необходимая Оператору в связи с договорными отношениями и касающаяся конкретного Контрагента, в том числе фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, профессия.
Работник — физическое лицо, состоящее в трудовых отношениях с Оператором.
Персональные данные работника — информация, необходимая Оператору в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни).
Обработка персональных данных – получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных Клиента, Контрагента и Работника.
Защита персональных данных Клиента или Контрагента – деятельность СОП Псковский облсовпроф по обеспечению с помощью локального регулирования порядка обработки персональных данных и организационно-технических мер конфиденциальности информации.
Конфиденциальность персональных данных – обязательное для соблюдения лицом, получившим доступ к персональным данным, требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.
Информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
II. ЦЕЛИ СБОРА И ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
2.1. Персональные данные обрабатываются Оператором в следующих целях:
1) осуществление и выполнение возложенных законодательством Российской Федерации на Оператора функций, полномочий и обязанностей, в частности:
- выполнение требований законодательства РФ в сфере труда и налогообложения;
- ведение текущего бухгалтерского и налогового учета, формирование, изготовление и своевременная подача бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности;
- выполнение требований законодательства РФ по определению порядка обработки и защиты персональных данных граждан, являющихся клиентами, контрагентами или работниками СОП Псковский облсовпроф;
2) осуществления прав и законных интересов СОП Псковский облсовпроф в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных Уставом и иными локальными нормативными актами СОП Псковский облсовпроф, или третьих лиц либо достижения общественно значимых целей;
3) в иных законных целях.
III. СОСТАВ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
3.1. Обработке Оператором подлежат персональные данные следующих субъектов:
- сотрудники Оператора (в т.ч. уволившиеся или являющиеся кандидатами на работу);
- клиенты Оператора;
- контрагенты Оператора;
- физические лица, обратившиеся к Оператору в порядке, установленном Федеральным законом “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации”.
3.2. Состав персональных данных каждой из перечисленных в п. 3.1 настоящего Положения категории субъектов определяется согласно нормативным правовым актам, перечисленным в п. 1.2. настоящего Положения, а также нормативным документам Учреждения, изданным для обеспечения их исполнения.
3.3. В случаях, предусмотренных действующим законодательством РФ, субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных Оператору и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе.
3.4. Оператор обеспечивает соответствие содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки и, в случае необходимости, принимает меры по устранению их избыточности по отношению к заявленным целям обработки.
3.5. Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, в СОП Псковский облсовпроф не осуществляется.
IV. ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
4.1. Получение персональных данных.
4.1.1. Все персональные данные следует получать от самого субъекта. Если персональные данные субъекта можно получить только у третьей стороны, то субъект должен быть уведомлен об этом или от него должно быть получено согласие.
4.1.2. Оператор должен сообщить субъекту о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, характере подлежащих получению персональных данных, перечне действий с персональными данными, сроке, в течение которого действует согласие, и порядке его отзыва, а также о последствиях отказа субъекта дать письменное согласие на их получение.
4.1.3. Документы, содержащие персональные данные, создаются путем:
- копирования оригиналов документов (паспорт, документ об образовании, свидетельство ИНН, пенсионное свидетельство и др.);
- внесения сведений в учетные формы;
- получения оригиналов необходимых документов (трудовая книжка, медицинское заключение, характеристика и др.).
4.2. Обработка персональных данных.
4.2.1. Обработка персональных данных осуществляется:
- с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
- в случаях, когда обработка персональных данных необходима для осуществления и выполнения возложенных законодательством РФ функций, полномочий и обязанностей;
- в случаях, когда осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе (далее – персональные данные, сделанные общедоступными субъектом персональных данных).
4.2.2. Персональные данные, обрабатываемые Оператором:
- данные, полученные при осуществлении трудовых отношений;
- данные, полученные для осуществления отбора кандидатов на работу;
- данные, полученные при осуществлении гражданско-правовых отношений.
4.2.3. Обработка персональных данных ведется:
- с использованием средств автоматизации;
- без использования средств автоматизации.
4.3. Хранение персональных данных.
4.3.1. Персональные данные субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
4.3.2. Персональные данные, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа.
4.3.3. Персональные данные субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся в разных папках.
4.3.4. Не допускается хранение и размещение документов, содержащих персональные данные, в открытых электронных каталогах (файлообменниках) в информационной системе персональных данных.
4.3.5. Хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
4.4. Уничтожение персональных данных.
4.4.1. Уничтожение документов (носителей), содержащих персональных данных, производится путем сожжения, дробления (измельчения), химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок. Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера.
4.4.2. Персональные данные на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя.
4.4.3. Факт уничтожения персональных данных подтверждается документально актом об уничтожении носителей.
4.5. Передача персональных данных.
4.5.1. Оператор передает персональные данные третьим лицам в следующих случаях:
- субъект выразил свое согласие на такие действия;
- передача предусмотрена российским или иным применимым законодательством в рамках установленной законодательством процедуры.
4.5.2. Перечень третьих лиц, которым передаются персональные данные.
- Пенсионный фонд РФ для учета (на законных основаниях);
- налоговые органы РФ (на законных основаниях);
- Фонд социального страхования РФ (на законных основаниях);
- территориальный фонд обязательного медицинского страхования (на законных основаниях);
- страховые медицинские организации по обязательному и добровольному медицинскому страхованию (на законных основаниях);
- банки для начисления заработной платы (на основании договора);
- органы МВД России в случаях, установленных законодательством РФ;
- иные органы и организации в случаях, предусмотренных законодательством РФ
V. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАЩИТЫ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
5.1. Оператор принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ “О персональных данных” и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. Оператор самостоятельно определяет состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом “О персональных данных”, постановлением Правительства от 15 сентября 2008 года № 687 “Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации”, постановлением Правительства от 01 ноября 2012 года № 1119 “Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных”, приказом ФСТЭК от 18 февраля 2013 года № 21 “Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных” и другими нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено федеральными законами РФ.
К таким мерам относятся:
- назначение Оператором ответственного за организацию обработки персональных данных;
- издание Оператором документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, а также локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений;
- применение правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных;
- осуществление внутреннего контроля и (или) аудита соответствия обработки персональных данных Федеральному закону “О персональных данных” и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, политике Оператора в отношении обработки персональных данных, локальным актам Оператора;
- определение оценки вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения Федерального закона “О персональных данных”, соотношение указанного вреда и принимаемых оператором мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом “О персональных данных”;
- ознакомление сотрудников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучение указанных сотрудников.
5.2. Оператор при обработке персональных данных принимает необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивает их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
VI. ПРАВА СУБЪЕКТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
6.1. Субъект персональных данных вправе требовать от Оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
6.2. Сведения предоставляются субъекту персональных данных или его представителю оператором при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором, подпись субъекта персональных данных или его представителя. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
6.3. Оператор вправе отказать субъекту персональных данных в выполнении повторного запроса. Такой отказ должен быть мотивированным. Обязанность представления доказательств обоснованности отказа в выполнении повторного запроса лежит на Операторе.
6.4. Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:
- подтверждение факта обработки персональных данных Оператором;
- правовые основания и цели обработки персональных данных;
- цели и применяемые Оператором способы обработки персональных данных;
- наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением сотрудников оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с оператором или на основании федерального закона;
- обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
- порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом “О персональных данных”;
- информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;
- наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу.
6.5. Если субъект персональных данных считает, что оператор осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований Федерального закона “О персональных данных” или иным образом нарушает его права и свободы, субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействие оператора в орган, уполномоченный по вопросам защиты прав субъектов персональных данных, или в судебном порядке.
6.6. Субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.
