В связи с введением электронного документооборота в сфере труда в адрес Правовой инспекции Псковского облсовпрофа поступает большое количество вопросов. На наиболее часто встречающиеся вопросы ответила Ирина Иванова, главный правовой инспектор Инспекции труда СОП Псковский облсовпроф.
Теперь работодатели могут создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без их дублирования на бумаге.
Электронный документооборот можно использовать в отношении практически всех кадровых документов, для которых предусмотрена обязательная бумажная форма.
Новые правила не распространяются:
– на трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
– акты о несчастном случае на производстве;
– приказы (распоряжения) об увольнении;
– документы, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда.
При приеме на работу соискатели могут предъявлять документы также в электронном виде.
Переходить на электронный документооборот или нет, решать работодателю.
Решение о введении нового формата нужно закрепить в локальном нормативном акте с учетом мнения первичной профсоюзной организации.
В нем нужно будет определить:
– информационную систему для электронного документооборота (собственную либо платформу “Работа в России”);
– документы для ведения в электронном виде;
– работников, в отношении которых с их согласия станут применять новый формат;
– срок уведомления персонала о нововведении.
Применять новые правила разрешили в отношении сотрудников только с их письменного согласия. Соискатели могут дать его в электронном виде.
С 2022 года не понадобится спрашивать разрешения на использование безбумажного формата у тех, кто по состоянию на 31 декабря 2021 года не имеет опыта работы.
Ввести электронный кадровый документооборот можно также в отношении дистанционщиков.
Порядок осуществления электронного кадрового документооборота нужно также утвердить с учетом мнения первичной профсоюзной организации. В нем можно закрепить сроки подписания работниками документов, регламент проведения инструктажей по вопросам кадрового взаимодействия в электронном виде и т.д.
Стороны трудовых отношений подписывают документы электронной подписью. Ее вид зависит от выбранной работодателем информационной системы и самих документов. Например, усиленной квалифицированной ЭП можно применять во всех случаях. Однако работодатель обязан использовать ее для ряда документов в своей системе, например для трудового договора и приказа о дисциплинарном взыскании.
Расходы на получение сотрудником электронной подписи и ее использование несет работодатель.
Большинство изменений действуют с 22 ноября 2021.
Если участники эксперимента по переходу на электронные документы не хотят возвращаться к бумажному формату, они могут применять правила к возникшим с 16 ноября правам и обязанностям (сразу после окончания эксперимента). Завершить переход на электронный кадровый документооборот им нужно до 1 июля 2022 года.
Требования к составу и форматам электронных документов станут применять с 1 марта 2023 года.
Документ: Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ
